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Importação Automática de XML

A importação automática de XML é um recurso fundamental para otimizar a rotina fiscal do seu negócio. Portanto, com essa funcionalidade, o sistema realiza a busca direta dos documentos emitidos contra o seu CNPJ nos servidores do Fisco. Consequentemente, elimina-se a necessidade de digitação manual e otimiza-se o seu tempo.

Abaixo, apresentamos o guia completo com todas as etapas necessárias para realizar a importação automática de XML de forma simples, rápida e totalmente segura.

1. Acesse o módulo ‘COMPRAS’ no menu inferior

Acesse o módulo Compras no sistema

  • Para começar o procedimento, em primeiro lugar, navegue até a barra de navegação localizada na parte inferior do sistema. Em seguida, clique na opção referente ao módulo ‘COMPRAS’.

2. Clique no botão ‘BAIXAR XML’ para iniciar o processo

Botão Baixar XML no painel de compras

  • Logo após entrar no módulo de Compras, selecione a opção ‘Baixar XML’ na barra superior. Desta forma, essa ferramenta permite o gerenciamento e o download dos documentos fiscais em lote.

3. Defina o período para a busca dos documentos

Filtro de datas para consulta de notas fiscais

  • Antes de mais nada, informe as datas Inicial e Final desejadas. No entanto, para garantir maior velocidade na importação automática de XML e evitar lentidão, é recomendável selecionar um período de até 30 dias.
  • Além disso, caso queira refinar a consulta antes do download, utilize os filtros de Status, Tipo, Emitente/CNPJ ou Chave de Acesso.
  • Por fim, após preencher os campos necessários, clique no botão ‘BUSCAR’.

4. Clique em ‘CONSULTAR RECEITA’

Consultar Receita no sistema fiscal

  • Assim que ocorrer o carregamento das informações na tela, clique no botão ‘CONSULTAR RECEITA’. Por conseguinte, esta rotina conectará o sistema diretamente à WebService nacional.

5. Aguarde o processamento inicial

Resultado preliminar do processamento de documentos

Processamento final das notas fiscais

 

  • Assim que a consulta for concluída, o sistema exibirá uma janela de resumo mostrando a quantidade de documentos processados e a contagem de novas notas localizadas na Receita Federal. Em seguida, clique no botão ‘Atualizar lista’ para recarregar os dados no painel.

6. Acesse as opções da nota fiscal desejada

  • Na lista principal de notas recebidas, localize a nota que deseja dar entrada e, no lado direito da tabela, clique no botão ‘Opções’ correspondente.

7. Solicite o arquivo XML da nota

  • Uma janela modal exibirá os detalhes do documento. Desta forma, clique no botão ‘Solicitar XML’ localizado na parte inferior para requerer o arquivo completo junto à Receita.

8. Confirme a solicitação do arquivo XML

  • O sistema exibirá uma mensagem de confirmação perguntando se você deseja solicitar o XML da nota recebida. Portanto, clique em ‘OK’ para prosseguir.

9. Conclua o download do arquivo XML

  • Logo em seguida, uma notificação informará que o arquivo foi descarregado com sucesso. Clique em ‘OK’ para fechar o aviso.

10. Abra novamente as opções da nota com o XML descarregado

Status da nota atualizado para XML baixado

  • Observe que o status da nota na lista mudará para ‘XML baixado’. Por conseguinte, clique novamente no botão ‘Opções’ da mesma nota.

11. Inicie a importação do XML para entrada no sistema

Botão Importar XML na tela de opções da nota

  • Na janela de opções, selecione agora o botão ‘Importar XML’ para dar início ao processo de entrada da nota no estoque e no financeiro.

12. Confirme a importação do arquivo XML

Confirmação de importação do XML

  • Na mensagem pop-up de validação, clique no botão ‘OK’ para autorizar o sistema a importar os dados do documento.

13. Confira a lista de produtos a importar

  • O sistema apresentará a tela com a relação dos produtos contidos na nota fiscal. Por isso, revise os itens, quantidades e valores e clique em ‘OK’ para avançar.
  • Caso haja vinculo com um produto que já esteja cadastrado no estoque, nesta tela, vincule o item da nota, evitando assim duplicar o cadastro do mesmo.

14. Trate os vínculos dos itens para continuar com o cadastro

Tela de vínculo de produtos da nota fiscal

  • Caso algum produto do fornecedor não esteja vinculado a nenhum item cadastrado no seu sistema, surgirá a janela de ‘Itens sem vinculo’. Desta forma, clique em ‘Continuar/Cadastrar’ para registrá-lo automaticamente ou em ‘Adicionar Vinculo’ para associá-lo a um produto já existente na sua base.

15. Selecione a finalidade em ‘Compra Para’

  • Na aba RESUMO (F5) no canto inferior direito da tela da nota de compra, localize o campo Compra Para. Clique no menu suspenso e selecione a finalidade da compra (por exemplo, Comercialização para revenda, Consumo ou Insumo).

16. Confira os valores e clique em ‘Finalizar’

  • Após selecionar a finalidade da compra e conferir os totais e impostos do documento fiscal, clique no botão Finalizar (F2) localizado na barra inferior da janela.

17. Conclua o processo de entrada da compra

Uma mensagem de confirmação exibirá a notificação “Realizado com sucesso!”

 Para encerrar o procedimento de lançamento da nota de compra, escolha uma das opções disponíveis:

  • CONTINUAR NESTA (ESC): permanece na tela do lançamento atual.

  • CADASTRAR NOVA (ENTER): abre a tela em branco para uma nova nota.

  • LISTAR CADASTRADOS (ESC): retorna à lista geral de compras.

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